por Camile Calza e Eduarda D’Agostini
Vou organizar um Happy Hour e agora? Por onde começar? Não se preocupe, confira abaixo dicas especiais para organizar um Happy Hour ao ar livre e acerte em cheio no seu evento!
Check-list
O primeiro passo para a organização de qualquer evento ou encontro com amigos é fazer um check-list. Assim você evita esquecer de alguma coisa e ter que correr atrás na última hora, além de poder organizar o orçamento desde o início para não ter surpresas no final.
Temática
O motivo do evento é sem dúvida a informação que irá nortear todas suas decisões. O que se celebra? Qual o perfil do público (idade, gênero, etc.)? Ter essa informação clara é essencial para dar andamento na organização do seu Happy Hour e assim definir local, data, hora e detalhes em geral.
Uma ideia para facilitar a organização de qualquer evento é criar uma temática, assim será muito mais fácil tomar as decisões sobre cardápio, decoração, música, etc., além de tornar o evento inesquecível! Alguns temas legais para eventos: Festa Hawaiana, Anos 70, Anos 80, Country, Festa do Branco, Festival de Cinema (Hollywood), Jogos (Las Vegas), Baile de Máscaras, Personagens…
Faça a lista de convidados com cautela o quanto antes e sempre tenha uma margem de erro, assim como algumas pessoas confirmam e não vão, sempre tem aqueles que aparecem de surpresa! Também, há aqueles que comem e bebem pouco, enquanto outros aproveitam qualquer evento ao máximo.
Ao enviar o convite (seja impresso ou virtual), lembre de orientar aos convidados sobre a vestimenta, o calçado ideal para o evento, além de outros detalhes que podem ser importantes (horário de início e fim se houver, protocolo, atrações, etc.). É muito importante que todos se sintam confortáveis para aproveitar ao máximo o encontro tão especial que você está organizando!
Decoração
A escolha do local é muito importante e é uma das primeiras decisões a ser tomada. A partir daí, você irá começar a pensar na estrutura necessária e na decoração do seu evento.
Se o local não fornecer mesas e cadeiras, você pode trabalhar com materiais de camping, são leves e fáceis de montar e desmontar. Cangas e esteiras no chão também são interessantes, se você quiser fazer algo estilo um picnic. E ainda, você pode apostar em pufes e almofadas, que darão um toque especial à decoração.
Um evento ao ar livre pede uma decoração mais natural, por isso aposte em arranjos de flores ou até mesmo folhagens. Cores são bem-vindas, especialmente se o evento for durante o dia. Se você optar por um toque rústico, a dica é utilizar garrafas de vinhos vazias. Pode-se utilizar toalhas estampadas ou até dispensá-las, optando pela beleza das mesas rústicas.
Se o evento for enquanto o sol ainda estiver bastante presente, é importante lembrar de ter alguns locais cobertos. Se não houver estrutura no local, você pode optar por um toldo ou um ombrelone. Já se o evento for ao entardecer e noite, o jogo de iluminação também pode dar um toque especial. Lembre-se também de revisar o equipamento de som, luz e imagem caso você precise.
Músicas
Muitas vezes esquecida, a música é sempre um detalhe importante em qualquer evento. Para escolher basta pensar qual o papel ela terá no seu Happy Hour. Se for um encontro para bastante bate-papo, a música deve ser suave e com volume baixo. Já se for um encontro para brindar e até dançar um pouco, vale apostar em músicas mais “baladinha” e aumentar um pouco o som! Existem diversas listas prontas que você pode usar, ou também pode arriscar ser o DJ da vez. Lembre-se sempre de ter a caixinha de som 100% carregada e, dependendo da duração do evento uma reserva.
Já se você tiver um orçamento mais alto, invista em música ao vivo ou DJ contratado. É sempre bom ter alguém responsável pelo repertório e também disponível para aceitar pedidos do público e animar ainda mais o evento!
Cardápio
Quando falamos em Happy Hour ao ar livre, pensamos em algo descontraído, não é mesmo? E isso deve ser considerado ao elaborar o cardápio do seu evento. Esqueça o requinte dos empratados e aposte em petiscos variados, considerando sempre possíveis restrições alimentares como vegetarianos, veganos e intolerantes ao glúten e lactose.
Neste caso, menos é mais. Por isso, sugerimos um menu finger food, isto é, opções que possam ser consumidas com as mãos. Amendoins, azeitonas, tábuas de frios, salgados e bruschettas são uma boa escolha para um Happy Hour. Se quiser, você pode até adicionar um prato quente, servido em pequenas cumbucas para que os convidados possam comer tanto em pé como sentados. Aposte também em frutas da estação, além de decorar a mesa, são sempre bem-vindas!
A escolha das bebidas também irá depender muito do motivo do evento. Alguns eventos terão restrição de bebidas alcoólicas, neste caso aposte em sucos naturais, água aromatizada e até mesmo coquetéis sem álcool.
Já se o álcool for liberado, aposte em bebidas leves. Vinhos brancos, rosés ou tintos leves. Espumantes sempre são bem vindos! Se fizer coquetéis, lembre de orientar ao barman para não exagerar no álcool. Afinal, todos querem aproveitar o evento do início ao fim!
Tanto para a comida quando para a bebida, é preciso incluir no check-list diversos itens que serão necessários para o serviço. Pratos, copos, taças, talheres. A primeira opção são sempre os descartáveis, mas tente optar pelos biodegradáveis, num Happy Hour ao ar livre você aproveita a harmonia da natureza para embelezar seu evento, então cuide dela também!
Outra linda opção para servir a bebida são copos e taças coloridos e personalizados especialmente para seu evento. Assim, além de evitar o uso de material descartável, você já terá a lembrança ideal para que seu Happy Hour fique eternizado para todos os convidados. A Boccati pode te ajudar nisso, pois tem uma linha completa de taças, copos, champanheiras e acessórios ideais para o serviço de bebidas.
Lembre-se também do gelo e garanta uma quantidade extra, em eventos ao ar livre costuma se utilizar muito mais. e se você servir vinhos e espumantes, certifique-se de ter um kit de acessórios completo.
Serviços
Ao fazer o check-list lembre-se de pensar em todos os serviços que serão necessários para o evento. Garçons, Barman, técnicos de iluminação, som e imagem, limpeza, segurança, etc. Nem todos os eventos precisam de um fotógrafo profissional, mas fotos são sempre importantes. Não esqueça de registrar esse momento especial!
Detalhes
Algo que às vezes é considerado tão pequeno, pode fazer uma grande diferença! No caso de um Happy Hour ao ar livre, pensar nas possíveis necessidades que seus convidados possam ter é algo que pode fazer com que eles se sintam especiais. Nossa dica é oferecer leques, filtro solar ou repelente, por exemplo, e ainda usá-los como um cantinho fofo na decoração.
Até que fim achei o que estava procurando. Artigo bem
completo sobre o assunto. Obrigado pela informação.
Compartilhei no meu pinterest.